Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland Realität. Wer von einem anderen Unternehmen eine E-Rechnung bekommt, muss sie empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können – ohne Wenn und Aber. 2026 läuft die Übergangsphase für den Versand, und genau hier wird es für viele Berliner KMU eng. Eine aktuelle Umfrage zeigt: Über die Hälfte der Unternehmen ist noch nicht startklar, ein knappes Drittel sogar völlig unvorbereitet.
Die schlechte Nachricht: Eine PDF per Mail ist keine E-Rechnung mehr. Die gute: Mit einer pragmatischen Umstellung lässt sich der Aufwand begrenzen – wenn man jetzt anfängt.
Was zählt eigentlich als E-Rechnung?
Die Definition ist seit dem Wachstumschancengesetz klar geregelt in § 14 UStG: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach europäischer Norm EN 16931. Das heißt konkret: XML-basiert, automatisch verarbeitbar, ohne dass ein Mensch die Daten abtippt.
Das normale PDF, das du als E-Mail-Anhang verschickst, ist seit 2025 rechtlich nur noch eine „sonstige Rechnung” – kein gleichwertiger Ersatz. Zwei Formate sind in Deutschland Standard:
- XRechnung: Reines XML. Für den Menschen ohne Anzeigeprogramm unlesbar, dafür perfekt für die Maschine. Pflichtformat für Rechnungen an Behörden (B2G).
- ZUGFeRD (ab Profil COMFORT): Hybridformat aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Für KMU oft die praktischere Wahl, weil die Rechnung weiterhin lesbar bleibt – aber maschinell verarbeitet werden kann.
Wichtig: Steuerlich relevant ist immer der strukturierte Datensatz, nicht der hübsch gestaltete PDF-Teil.
Der Zeitplan – und warum 2026 das entscheidende Jahr ist
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern gestaffelt. Wer die Daten nicht im Kopf hat, sollte sich folgende Eckpunkte merken:
Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig – wenn dein Lieferant eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen können. Punkt.
Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für den Versand. Du darfst weiter Papier oder PDF rausschicken – aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Wenn dein Vorjahresumsatz (also 2026) über 800.000 Euro lag, ist Schluss mit PDF. Du musst E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Keine Ausnahmen mehr außer Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
Heißt für Berliner Mittelständler: Wer jetzt nicht plant, hat in 18 Monaten ein Problem. Und „kurz vor knapp” ist keine Strategie, weil die Umstellung nicht nur Software, sondern auch Prozesse betrifft.
Was technisch wirklich passieren muss
Hier wird es konkret – und an dieser Stelle merkt man, ob die eigene IT-Landschaft mitspielt oder nicht. Drei Bereiche sind betroffen:
1. Empfang. Du brauchst einen klar definierten Eingangskanal – meist eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen (z. B. [email protected]). Dahinter muss ein Prozess stehen, der XML-Daten erkennt, validiert und in die Buchhaltung überführt. Ein PDF auszudrucken und in den Aktenordner zu heften, war gestern.
2. Verarbeitung. Deine Buchhaltungs- oder ERP-Software muss XRechnung und ZUGFeRD lesen und automatisiert weiterverarbeiten können. Bei DATEV, Lexware, sevDesk, lexoffice und Co. ist das technisch meist möglich – aber bei vielen Bestandskunden ist die Funktion schlicht nicht aktiviert. Selbst wer eine moderne Lösung nutzt, sollte das einmal prüfen.
3. Archivierung. E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat mindestens zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Konkret heißt das: Das XML, nicht nur ein PDF-Ausdruck. Ein einfacher Ordner auf dem Fileserver reicht in der Regel nicht – die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit. Für viele KMU bedeutet das ein dokumentenbasiertes Archivsystem (DMS) oder eine zertifizierte Cloud-Lösung.
Das ist der Punkt, an dem die meisten Stolperfallen liegen. Eine Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD anzeigt, ist noch lange kein revisionssicheres Archiv.
Die fünf häufigsten Fehler, die KMU jetzt machen
Aus der Praxis kristallisieren sich ein paar Muster heraus, die regelmäßig zu bösen Überraschungen führen – spätestens in der nächsten Betriebsprüfung.
Erstens: „Wir bekommen ja noch keine E-Rechnungen.” Doch, du bekommst sie – nur erkennen viele Unternehmen sie nicht, weil ein ZUGFeRD-PDF auf den ersten Blick wie ein normales PDF aussieht. Die XML-Daten werden ignoriert, archiviert wird das Bild – und damit ist die Rechnung formal nicht korrekt verarbeitet.
Zweitens: Ein Standard-Postfach für alles. Wenn Rechnungen, Bestellungen und Newsletter im selben Posteingang landen, geht spätestens bei Personalwechsel oder Urlaubsvertretung etwas verloren. Eine dedizierte Rechnungsadresse ist Pflichtprogramm.
Drittens: Archivierung als PDF-Print. Wer eine E-Rechnung empfängt und nur das visualisierte PDF speichert, verliert den steuerlich relevanten Teil. Im schlimmsten Fall: Streichung des Vorsteuerabzugs plus Verzinsung.
Viertens: Keine Verfahrensdokumentation. Die Finanzverwaltung prüft zunehmend Prozesse statt Einzelbelege. Wer nicht dokumentieren kann, wie Rechnungen erstellt, geprüft, übermittelt und archiviert werden, hat ein Problem – auch wenn die Belege selbst in Ordnung sind.
Fünftens: Hybridformat-Falle. Bei ZUGFeRD können XML- und PDF-Teil voneinander abweichen. Steht im PDF 1.000 Euro, im XML aber 100 Euro, gilt der strukturierte Datensatz – und die Rechnung ist faktisch falsch. Validierung vor Versand ist deshalb keine Kür, sondern Pflicht.
So gehst du als Berliner KMU jetzt vor
Konkret heißt Vorbereitung: Bestandsaufnahme, dann Entscheidung, dann Umsetzung. Die meisten Mittelständler kommen mit folgenden Schritten weit:
Prüfe als Erstes, ob deine Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen empfangen, erstellen und archivieren kann – und ob die entsprechenden Module aktiviert und korrekt konfiguriert sind. Das ist Aufgabe von einer Stunde, nicht von einer Woche, und beantwortet 80 % der Fragen.
Definiere als Zweites einen klaren Prozess: Welche E-Mail-Adresse nimmt Rechnungen an? Wer prüft den Eingang? Wie sieht die Freigabe aus? Wo landet die Rechnung am Ende? Schreib es auf – das ist gleichzeitig der Anfang deiner Verfahrensdokumentation.
Drittens: Stelle die Archivierung auf revisionssichere Beine. Für viele KMU heißt das: Ein zertifiziertes DMS oder eine GoBD-konforme Cloud, sauber angebunden an die Buchhaltung. Der Eigenbau über Netzlaufwerk und Excel-Liste hält keiner Prüfung stand.
Viertens: Plane die Versand-Umstellung jetzt, nicht erst Ende 2026. Wer über 800.000 Euro Umsatz liegt, hat ab 1.1.2027 keine Wahl mehr. Wer drunter liegt, hat ein Jahr mehr Luft – sollte aber trotzdem nicht warten, weil Lieferanten und Kunden zunehmend XRechnung erwarten.
Wie NETWORK ASSISTANCE bei der Umstellung unterstützt
Wir betreuen Berliner Mittelständler ab 10 Mitarbeitern in genau dieser Übergangsphase. Konkret heißt das: Wir prüfen die bestehende IT-Landschaft auf E-Rechnungs-Tauglichkeit, richten Empfangs- und Verarbeitungsprozesse ein, integrieren ein revisionssicheres Archiv und sorgen dafür, dass Buchhaltung, DMS und ERP sauber zusammenspielen.
Wir sind seit über zwei Jahrzehnten IT-Partner für Unternehmen in Berlin und Brandenburg, BSI-autorisierter CyberRisikoCheck-Partner und Microsoft Partner. Heißt: Wir kennen die typischen Systemlandschaften im Mittelstand – und wir wissen, wo bei einer DATEV-, Lexware- oder Microsoft-365-Umgebung die Schalter sitzen.
Wenn du wissen willst, wo dein Unternehmen aktuell steht und was bis Ende 2026 konkret zu tun ist, melde dich für ein unverbindliches Erstgespräch. 30 Minuten reichen meistens, um die größten Risiken zu identifizieren.
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Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für verbindliche Auskünfte zu deiner individuellen Situation wende dich bitte an deinen Steuerberater. Wir kümmern uns um die IT-Seite – die steuerliche Würdigung gehört in andere Hände.
