E-Mail-Archivierung – rechtssicher, revisionssicher, sorgenfrei.
Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung schützt Ihr Unternehmen vor Datenverlust, erleichtert die Suche nach Informationen und erfüllt alle Anforderungen nach GoBD & DSGVO.
✅ Automatisch & manipulationssicher
✅ Rechtskonform archivieren – nach GoBD, HGB & DSGVO
✅ Schneller Zugriff auf alle E-Mails – auch Jahre später
Sicherheit, Compliance und Effizienz – mit professioneller E-Mail-Archivierung.
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E-Mail-Archivierung für Berliner Unternehmen – was steckt dahinter?
Als IT-Systemhaus in Berlin betreuen wir KMU ab 10 Mitarbeitern bei der Einführung revisionssicherer E-Mail-Archivierungslösungen. E-Mail-Archivierung ist die gesetzeskonforme, langfristige Speicherung geschäftsrelevanter E-Mails in einem separaten Archivsystem – unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar.
E-Mails sind das zentrale Kommunikationsmittel im Unternehmen. Die GoBD schreiben vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen. Wir empfehlen automatisierte Archivierungslösungen, die beim Empfang oder Versand eine Kopie der E-Mail direkt in ein sicheres Archiv überführen – ohne manuellen Aufwand für Ihre Mitarbeitenden.
Mit unseren Managed Services übernehmen wir Einrichtung, Konfiguration und laufende Betreuung Ihrer Archivierungslösung.
E-Mail-Management: Die Basis für sichere Unternehmenskommunikation
Ein durchdachtes E-Mail-Management ist das Fundament jeder erfolgreichen Unternehmenskommunikation. Die strukturierte Verwaltung von Postfächern sorgt dafür, dass geschäftliche E-Mails jederzeit nachvollziehbar und auffindbar bleiben.
Ein professionelles E-Mail-Management bietet folgende Vorteile:
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ohne Mehraufwand
- Lückenlose Dokumentation aller relevanten Geschäftsvorgänge
- Archivierte E-Mails in Sekundenschnelle auffindbar
- Entlastung von Mailserver und IT-Infrastruktur
- Schutz vor Datenverlust durch Mitarbeiterwechsel oder versehentliches Löschen
Wichtig: Private E-Mails dürfen ohne Einwilligung der Mitarbeiter nicht archiviert werden. Die dienstliche Nutzung sollte klar geregelt sein.
Warum E-Mail-Archivierung heute unverzichtbar ist
1. Rechtliche Sicherheit – ganz automatisch
In Deutschland existiert kein spezielles Archivierungsgesetz. Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD. Unternehmen, die ihre geschäftlichen E-Mails nicht ordnungsgemäß archivieren, riskieren Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.
2. Klarheit & Kontrolle statt Chaos
Archivierte E-Mails machen Geschäftsabläufe nachvollziehbar – für interne Transparenz, für externe Nachweise und für den Fall, dass es mal kompliziert wird.
3. Keine E-Mail geht verloren – nie wieder
Ob versehentlich gelöscht oder durch Mitarbeiterwechsel verloren: Ihre wichtigen Informationen bleiben erhalten. Sicher. Auffindbar. Jederzeit verfügbar.
Archivierungspflichten im Überblick
- E-Mails müssen im Originalzustand und in elektronischer Form archiviert werden.
- Für Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, für Rechnungen 10 Jahre.
- Die GoBD stellen Anforderungen an Form und Datenzugriff für Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit.
- Auch bei einem Systemwechsel müssen E-Mails revisionssicher im Originalzustand erhalten bleiben.
- Spam- und Newsletter-Mails sind in der Regel nicht archivierungspflichtig.
- Vorsicht: Das unbedachte Löschen von E-Mails kann rechtliche Risiken bergen.
Gesetzliche Grundlagen im Überblick
| Gesetz/Vorschrift | Inhalt | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| HGB (§ 257) | Handelsbriefe und Buchungsbelege müssen archiviert werden | 8 Jahre |
| AO (§ 147) | Steuerrelevante Unterlagen, auch E-Mails | 6–10 Jahre (je nach Unterlagenart) |
| GoBD | Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit | – |
| DSGVO/BDSG | Datenschutz und Schutz personenbezogener Daten | – |
Technische Aspekte der E-Mail-Archivierung
Moderne E-Mail-Archivierungslösungen setzen auf Technologien, die eine unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung ermöglichen – ganz im Sinne der GoBD. Hierzu zählen WORM-Datenträger (Write Once Read Many), die sicherstellen, dass archivierte E-Mails nachträglich nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Kryptografische Verfahren wie digitale Signaturen und Verschlüsselung schützen zusätzlich die Integrität und Authentizität der archivierten Mails.
Jede E-Mail muss eindeutig einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Leistungsfähige Lösungen bieten hierfür intelligente Suchfunktionen, automatische Kategorisierung und die Möglichkeit, E-Mails samt Anhängen und Metadaten vollständig zu erfassen.
Die Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Outlook, Microsoft 365 oder andere E-Mail-Server ist entscheidend – nur so lässt sich die Archivierung nahtlos in den Arbeitsalltag einbinden, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Unsere Lösungen: MailStore und Dropsuite im Überblick
MailStore – Maximale Kontrolle. Maximale Sicherheit.
Mit MailStore holen Sie sich Ihre E-Mail-Hoheit zurück – lokal, leistungsstark und 100 % rechtskonform. Für Unternehmen, die Sicherheit und Kontrolle nicht aus der Hand geben wollen.
Vorteile von MailStore:
- Rechtssicherheit garantiert – Erfüllt alle Anforderungen nach GoBD, HGB, AO und DSGVO – revisionssicher und manipulationsgeschützt.
- Finden statt Suchen – Blitzschnelle Volltextsuche – jede E-Mail in Sekundenschnelle griffbereit.
- Universell einsetzbar – Kompatibel mit Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP/POP3, PST-Dateien u.v.m.
- Entlastung für Ihre IT – Mailserver werden automatisch aufgeräumt, Speicherplatz durch De-Duplizierung und Komprimierung optimiert.
- Datenschutz by Design – Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Wiederherstellungsfunktionen schützen Ihre Daten dauerhaft.
Ideal für Unternehmen, die ihre Infrastruktur selbst managen und keine Kompromisse bei Sicherheit und Kontrolle machen.
Dropsuite – Cloudbasierte E-Mail-Archivierung, die mitdenkt
Mit Dropsuite schützen Sie Ihre Microsoft 365– und Google Workspace-Daten zuverlässig – automatisiert, rechtssicher und von überall erreichbar. Ideal für moderne Unternehmen, die Flexibilität, Skalierbarkeit und minimalen Aufwand schätzen.
Alles automatisch gesichert
E-Mails, Anhänge, Kalender und Kontakte werden regelmäßig in der Cloud gesichert – ganz ohne manuelles Zutun.
Revisionssicher in Echtzeit
Per Journaling wird jede ein- und ausgehende E-Mail direkt archiviert – vollständig und unveränderbar.
Überall verfügbar – jederzeit einsatzbereit
Weltweiter Zugriff auf alle archivierten Daten – ideal für verteilte Teams und hybrides Arbeiten.
DSGVO-konform & geprüft sicher
Klare Zugriffsrechte, Audit-Logs und Verschlüsselung in zertifizierten Rechenzentren sorgen für maximale Compliance.
Suchstark & auswertbar
Leistungsstarke eDiscovery-Tools ermöglichen rechtssichere Analysen und schnelles Auffinden von Informationen.
Wartungsfrei & wachstumsbereit
Keine eigene IT-Infrastruktur nötig – Dropsuite wächst flexibel mit Ihrem Unternehmen mit.
Vergleich: MailStore vs. Dropsuite
| Kriterium | MailStore (On‑Premises) | Dropsuite (Cloud) |
|---|---|---|
| Betriebsmodell | Lokal (eigene Infrastruktur) | Cloud (SaaS) |
| Systemkompatibilität | Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP, POP3, PST u.v.m. | Microsoft 365, Google Workspace, Exchange Online, IMAP/POP3 |
| Archivierungsmethode | Journaling, Postfacharchivierung, Dateiimport | Journaling (Echtzeit), Cloud‑Backup |
| Rechtssicherheit | GoBD, HGB, AO, DSGVO‑konform | DSGVO, GoBD, HGB, AO‑konform |
| Suchfunktion | Volltextsuche, schnelle Wiederherstellung | Erweiterte Suche, eDiscovery |
| Speicheroptimierung | De‑Duplizierung, Komprimierung | Redundante Speicherung, Cloud‑Optimierung |
| Zugriffsrechte | Lokale Verwaltung | Zentrale Rechteverwaltung, Audit‑Logs |
| Sicherheit | Verschlüsselung, Zugriffskontrolle | Verschlüsselung, zertifizierte Rechenzentren |
Zwei Wege. Ein Ziel: Ihre E-Mails sicher, rechtskonform und jederzeit verfügbar.
Ob lokale Kontrolle mit MailStore oder maximale Flexibilität mit Dropsuite – beide Lösungen bieten Ihnen Rechtssicherheit, Effizienz und Zukunftsfähigkeit. Wir beraten Sie kostenlos zur richtigen Lösung für Ihr Unternehmen.
E-Mail-Archivierung für KMU – passgenaue Lösungen für den Mittelstand
Gerade kleine Unternehmen und der Mittelstand benötigen E-Mail-Archivierungslösungen, die sich flexibel an ihre individuellen Anforderungen anpassen lassen. Eine einfache Implementierung, intuitive Verwaltung und Skalierbarkeit sind dabei ebenso wichtig wie die Erfüllung aller Compliance-Anforderungen.
Als IT-Systemhaus in Berlin betreuen wir Unternehmen ab 10 Mitarbeitern – von der Auswahl der richtigen Lösung über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb. So bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
E-Mail-Archivierung rechtssicher umsetzen
Die NETWORK ASSISTANCE GmbH richtet GoBD-konforme E-Mail-Archivierung für Berliner Unternehmen ein – mit MailStore oder Dropsuite, passend zu Ihrer bestehenden Infrastruktur.
Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig davon, ob Ihr Archiv technisch sauber aufgesetzt ist. Im Prüfungsfall zählt nur, ob Sie liefern können.
- Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
- Transparente Kosten, fester Ansprechpartner, proaktive Betreuung.
Wir klären in einem Gespräch, was für Ihr Unternehmen gilt und was zu tun ist.
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Was ist E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung ist die gesetzeskonforme, revisionssichere und langfristige Speicherung geschäftsrelevanter E-Mails in einem separaten Archivsystem – unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar.
Warum ist E-Mail-Archivierung für Unternehmen notwendig?
Gesetzliche Vorgaben wie GoBD, HGB und AO verpflichten Unternehmen, geschäftsrelevante E-Mails über mehrere Jahre aufzubewahren und bei Prüfungen schnell und vollständig bereitstellen zu können. Wer das nicht tut, riskiert Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Archiviert werden müssen alle E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt: Angebote, Rechnungen, Verträge und geschäftliche Korrespondenz. Die Aufbewahrungsfrist beträgt je nach Art 6 bis 10 Jahre. Rein private oder werbliche Nachrichten sind in der Regel nicht aufbewahrungspflichtig.
Wie unterscheidet sich Archivierung von Backup?
Archivierung dient der langfristigen, unveränderbaren Aufbewahrung und der schnellen Recherche – gesetzeskonform und revisionssicher. Ein Backup dient primär der kurzfristigen Datensicherung und Wiederherstellung bei Datenverlust und gewährleistet keine revisionssichere Speicherung.
Ist E-Mail-Archivierung DSGVO-konform?
E-Mail-Archivierung kann DSGVO-konform umgesetzt werden, sofern Zugriffsbeschränkungen, Löschkonzepte, Aufbewahrungsfristen und technische Schutzmaßnahmen korrekt definiert und umgesetzt werden. Wir unterstützen Sie dabei.
Wo werden archivierte E-Mails gespeichert?
Je nach Lösung in dedizierten Rechenzentren (MailStore, lokal) oder Cloud-Archiven (Dropsuite) – idealerweise innerhalb der EU, um Datenschutz- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Ist E-Mail-Archivierung auch bei Microsoft 365 erforderlich?
Ja. Die Standardfunktionen von Microsoft 365 gewährleisten keine vollumfänglich revisionssichere Archivierung nach deutschen und europäischen Rechtsvorgaben. Eine separate Archivierungslösung wie Dropsuite ist daher auch bei Microsoft 365 erforderlich.
Zertifiziert, autorisiert, ausgezeichnet
