In unserem Unternehmen gab es wiederholt die Schwierigkeit, festzustellen, ob ein Anruf entgegengenommen wurde oder nicht. Wenn Rückrufe getätigt wurden, fehlte uns auch die Übersicht darüber, welcher Mitarbeiter mit dem Kunden gesprochen hatte.

Eines Tages ereignete sich eine kuriose Geschichte, die dazu führte, dass unsere App “Cloud-Telefonanlagen” ins Leben gerufen wurde. Zwei Mitarbeiter riefen denselben Kunden zurück und vereinbarten am gleichen Tag zu unterschiedlichen Zeiten einen Kundentermin. Da wir zu diesem Zeitpunkt noch kein Ticket-System zur Verwaltung unserer Kundentermine hatten, machten sich beide Techniker zu unterschiedlichen Zeiten auf den Weg zum Kunden.

Der Vorteil der “Cloud-Telefonanlagen”-App liegt in der Verbindung zwischen verschiedenen Desktop- oder Mobilgeräten unter der VoIP-Telefonanlage PlaceTel. Unsere App stellt ankommende Anrufe visuell dar, sodass sie von jedem, der Zugriff auf die App hat, abgerufen werden können. Jeder Mitarbeiter sieht sofort, ob ein Anrufer jemanden erreicht hat oder zurückgerufen werden muss, dank eines einfachen Ampelsystems. Grün bedeutet dabei, dass der Anrufer jemanden erreicht hat; rot bedeutet, dass der Anrufer bei seinem Anruf niemanden erreicht hat, und gelb zeigt an, dass der Anrufer zurückgerufen wurde. Zusätzlich wird die Visualisierung erleichtert, indem in der jeweiligen Zeile vermerkt ist, welcher Mitarbeiter den Anrufer zurückgerufen oder angenommen hat. Dies erfolgt über ein Kürzel, das frei konfiguriert werden kann.

Sie bietet zusätzlich die Möglichkeit, Anrufe direkt aus der App heraus zu steuern. Der Mitarbeiter erhält die Option, Anrufe entweder auf sein Mobiltelefon über die gegebenenfalls installierte PlaceTel Voice-over-IP-App oder über das Voice-over-IP-Telefon am Arbeitsplatz entgegenzunehmen. Die App ermöglicht auch den Zugriff auf die Adresse des Kunden unterwegs oder den Start einer Navigation zum Standort über eine Verlinkung zu Google Maps.

Verwaltungsorgane in Ihrem Unternehmen erhalten über die App die Möglichkeit zur sofortigen Kontrolle Ihres Telefonverhaltens und der Anrufe. Das bedeutet, dass Sie sofort sehen können, ob Ihr Unternehmen effizient arbeitet, ob die Mitarbeiter Anrufe entgegennehmen und ob der Kunde rechtzeitig zurückgerufen wird. Dadurch steigern Sie die Servicequalität für den Kunden.

Die App bietet zudem die Möglichkeit, Daten über externe Apps oder spezielle GET-URL-Aufrufe in ein ERP- oder Ticketsystem weiterzuleiten.

Sie haben außerdem die Option, Kontakte direkt aus Outlook zu importieren, sodass Anrufe direkt aufgelöst und namentlich dargestellt werden.

Über unsere Benutzer Verwaltung können Sie hier Ihren Mitarbeitern individuelle Berechtigungen geben und auch entsprechende Nebenstellen konfigurieren.

placetel app | PlaceTel-App

Nun eine kleine Beschreibung der Oberfläche: 

placetel | PlaceTel-App

Was Sie in diesem Bild sehen, sind vier Anrufe, von denen zwei angenommen wurden (grün), einer zurückgerufen wurde (gelb) und einer nicht angenommen wurde (rot).

Nun betrachten wir die Anrufe genauer. Anruf 1 wurde nicht angenommen und auch noch nicht zurückgerufen. Wie Sie sehen, ist der Anruf in der „Hotline“ eingegangen (1a). Das Feld 1b ist leer, da kein Mitarbeiter diesen Anruf angenommen oder zurückgerufen hat. 1c ist die Uhrzeit, als der Anruf eingegangen ist.

Jetzt schauen wir uns im Vergleich den zweiten Anruf an, der gelb ist. Da dieser zurückgerufen wurde, ist das Feld 2b nicht mehr leer, sondern enthält nun das Kürzel eines Mitarbeiters, das aus den jeweils ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens besteht.

Gehen wir nun weiter zu Anruf 3, der grün ist. Dieser wurde von einer Nummer angerufen, die nicht als Kontakt hinterlegt ist. Dieser Anruf ist, wie die vorherigen, in der „Hotline“ eingegangen, wurde jedoch vom Mitarbeiter mit dem Kürzel „DD“ angenommen. Hier sehen Sie auch unter der Uhrzeit die Länge des Anrufs. Diese wird in Minuten angezeigt. Das bedeutet, dass der Anruf 3 drei Minuten dauerte.

Schließlich betrachten wir nun Anruf 4. Dieser stammt erneut von einer Nummer, die als Kontakt hinterlegt wurde. Der Unterschied zu Anruf 3 besteht darin, dass dieser Anruf nicht in der „Hotline“, sondern direkt über die Durchwahl des Mitarbeiters mit dem Kürzel „DD“ eingegangen ist.

Diese Ansicht öffnet sich, sobald man auf einen Anruf klickt. Hier sieht man oben die Nummer, von der angerufen wurde, und den Namen, falls die Nummer in einem Kontakt hinterlegt wurde.

  • „Anruf SIP Desktop“ bietet die Möglichkeit, einen Rückruf direkt von Ihrem Tischtelefon zu initiieren.
  • „Anruf SIP Mobil“ bietet die Möglichkeit, einen Rückruf direkt von Ihrem Mobiltelefon zu initiieren.
  • Bei den beiden SIP-Anrufen werden Anrufe über die zuvor hinterlegte SIP-Kennung des Telefons initiiert.
  • „Anruf Direkt“ bietet die Möglichkeit, einen Rückruf über z.B. einen Softclient zu initiieren.
  • „Google“ bietet Ihnen die Möglichkeit, bei verdächtigen Nummern diese sofort im Internet zu suchen.

Das Logo rechts von „Google“ bietet die Möglichkeit, dass direkt ein Ticket in Ihrem Ticketsystem geöffnet wird. Dieses Ticket wird, sobald die Nummer hinterlegt ist, sofort der Firma des Kontakts zugewiesen, und der Anrufer wird als Kontakt angegeben. Hier kann auch jedes andere beliebige CRM-System eingebunden werden.

anruf | PlaceTel-App

Nun gehen wir die drei Felder von links nach rechts durch. Das erste dient dazu, den Anruf als zurückgerufen (gelb) anzuzeigen. Außerdem wird das eigene Kürzel dann bei dem Anruf eingefügt. Das zweite Feld dient dazu, nicht angenommene Anrufe (rot) auszublenden. Das dritte Feld dient dazu, die Nummer von der angerufen wurde, zu blockieren. Der Anruf wird dann grau angezeigt. Erneutes Betätigen dieses Knopfes hebt die Blockierung wieder auf.

adressen des kontakts | PlaceTel-App

Dies ist ein Beispielkontakt. Hier sieht man an erster Stelle den Namen und die Firma. Danach werden die Nummern aufgelistet, die hinterlegt wurden. Die beiden blauen Knöpfe links sind dafür da, einen Anruf zu initiieren. „M“ steht dabei für „Mobile“ und „D“ für „Desktop“. Die Knöpfe haben die Funktion, dass ein Anruf von dem ausgewählten Gerät initiiert wird. Direkt darunter findet man die Adressen des Kontakts. Wenn man auf „Karte“ drückt, öffnet sich Google Maps mit der Adresse des Kunden als Ziel.

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